Política de protección al informante
El propósito de esta política de protección al informante es explicar cómo funciona el sistema de denuncia y así evitar cualquier renuencia potencial a informar infracciones.
El sistema de denuncia está diseñado para garantizar que los empleados, incluidos antiguos empleados y aquellos que aún no han comenzado a trabajar en HMF Group A/S, así como otras personas en contacto con HMF Group A/S en relación con actividades laborales, puedan, de buena fe y sin temor a represalias, hacer informes anónimos o no anónimos sobre infracciones reales o potenciales que se hayan producido o que probablemente ocurran en HMF Group A/S, o sobre las que se tenga una sospecha razonable. El sistema de denuncia está establecido conforme a la ley de protección de informantes.
¿Quién puede denunciar?
Los informes sobre asuntos relacionados con HMF Group A/S pueden ser presentados por empleados, incluidos ex empleados y empleados que aún no han comenzado a trabajar en HMF Group A/S, así como otras personas en contacto con HMF Group A/S en relación con sus actividades laborales, como la dirección, el consejo de administración, pasantes, autónomos, accionistas y voluntarios.
¿Qué asuntos se pueden denunciar?
Los asuntos relacionados con i) infracciones de la legislación de la UE que están cubiertas por el ámbito de aplicación de la directiva del Parlamento Europeo y del Consejo sobre la protección de las personas que informan sobre infracciones de la legislación de la UE, y/o ii) otras infracciones graves u otros asuntos graves, pueden ser reportados siempre que no estén específicamente exentos por la ley de protección de informantes, cf. artículo 1 de la ley.
Según la ley de protección de informantes, se consideran infracciones las acciones u omisiones que:
a) sean ilegales o constituyan una infracción grave o un asunto serio, o
b) permitan eludir el propósito de las normas que están bajo el ámbito de la ley.
Los asuntos ilegales y graves que pueden ser denunciados a través del sistema de denuncia incluyen información sobre:
a) infracciones penales
b) malversación de fondos, robo, fraude, malversación, engaño y soborno
c) acoso sexual y otras formas de acoso grave.
Lo anterior son solo ejemplos. Si tiene dudas sobre si su observación debe informarse, le recomendamos que lo haga. Se procesarán todos los escritos.
Los asuntos menores, como dificultades de colaboración, acoso u otras faltas menores, no necesitan ser reportados a través del sistema de denuncia, pero pueden ser informados a través de los canales de comunicación normales. Si se informan estos asuntos al sistema de denuncia, el informe será eliminado y se le notificará de ello.
Informe
La presentación de informes al sistema de denuncia se realiza electrónicamente llenando y enviando un informe en línea. El informe electrónico se realiza a través del sistema de denuncia, disponible en el sitio web de HMF Group A/S.
Los informes no se pueden realizar de otras maneras, como enviando un correo electrónico a la persona responsable del sistema de denuncia, ya que se trata de datos personales confidenciales que no deben enviarse sin cifrar a través del internet abierto.
Los informes solo pueden realizarse en danés.
Si se da cuenta de que se ha informado de manera incompleta o incorrecta, simplemente haga un nuevo informe haciendo referencia al anterior y describiendo lo que debe corregirse.
Si ha optado por crear un buzón seguro al hacer un informe, la corrección se puede realizar iniciando sesión en el sistema con el número de caso y la contraseña elegida.
Es importante señalar que también se pueden realizar denuncias a través de un sistema externo de denuncia.
La Agencia Danesa de Protección de Datos establece un sistema de denuncia externo independiente y autónomo para recibir y procesar información sobre infracciones de la legislación de la UE, dentro del ámbito de la directiva del Parlamento Europeo y del Consejo sobre la protección de las personas que denuncian infracciones de la legislación de la UE (excluyendo otros delitos graves u otros asuntos serios mencionados anteriormente).
Se recomienda presentar un informe a este sistema cuando la infracción se pueda abordar de manera efectiva internamente y el denunciante considere que no hay riesgo de represalias. Debe destacarse que hay libertad para elegir entre realizar el informe mediante este sistema o mediante el sistema externo, siempre que el informe esté relacionado con las violaciones mencionadas de la legislación de la UE.
Protección contra represalias
Los denunciantes están protegidos contra cualquier forma de represalias cuando tenían motivos razonables para creer que la información denunciada o publicada era correcta en el momento del informe o de la publicación, y la información se encuentra dentro del ámbito de la ley de protección de informantes.
También es importante que el sistema no se utilice para acusaciones dirigidas contra personas inocentes. Todos los informes deben presentarse de buena fe. Si un informe es presentado de mala fe y resulta ser una manifestación de sentimientos negativos personales, deseos de venganza o similares, esto puede tener consecuencias legales laborales para el denunciante si es empleado por HMF Group A/S y puede ser identificado, y no tendrá derecho a protección según la ley de protección de informantes.
Cualquiera que intente tomar represalias contra un denunciante que haya informado de buena fe enfrentará sanciones laborales, si es posible.
¿Quién gestiona los informes?
Los informes son gestionados por empleados del departamento legal de Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, Deloitte Legal, quienes evalúan quién puede gestionar los informes en HMF Group A/S.
El informe es gestionado inicialmente por Henrik Skjærbæk Jensen en HMF Group A/S o por Mikkel Winther Andersen si el informe se refiere a Henrik Skjærbæk Jensen.
¿Cómo se gestionan los informes?
El denunciante recibirá una confirmación de recepción del informe dentro de los 7 días posteriores a su recepción, salvo que el informe se haya realizado de forma anónima y no se haya habilitado un buzón seguro.
A continuación, se realiza una investigación inicial sobre el asunto referido en el informe.
Si el informe queda fuera del alcance del programa de denuncias o es claramente infundado, será rechazado y eliminado del sistema. La persona que lo presentó será notificada si decidió revelar su identidad o configurar un buzón seguro.
Si la investigación inicial concluye que el informe no está fuera del ámbito del programa y no es manifiestamente infundado, se llevará a cabo una investigación adicional por parte de HMF Group A/S, posiblemente en consulta con Deloitte Legal.
El denunciante recibirá retroalimentación lo antes posible, y no más tarde de 3 meses desde la confirmación de recepción, a menos que el informe sea anónimo y no se haya configurado un buzón seguro.
Durante la fase de investigación, se puede solicitar ayuda de asesores externos según sea necesario.
El caso puede ser de tal naturaleza que se transfiera a la policía para una investigación adicional.
Si el denunciante ha revelado su identidad y se inicia un procedimiento judicial contra la persona denunciada, el denunciante puede ser llamado como testigo.
Clarificación adicional y obtención de más documentación
Si el denunciante ha decidido revelar su identidad o configurar un buzón seguro, el gestor del caso se pondrá en contacto con él.
Si el denunciante desea permanecer en el anonimato y realiza una denuncia, se le ofrece la posibilidad de crear un buzón seguro, tras lo cual puede iniciar sesión de forma anónima en el sistema para ver si el gestor del caso ha planteado más preguntas o ha solicitado documentación adicional. Cualquier diálogo posterior es completamente anónimo y depende únicamente de la disposición del denunciante a iniciar sesión y responder a las preguntas del gestor del caso. Ni Deloitte Legal ni HMF Group A/S pueden conocer la identidad del denunciante en una situación así.
¿Cómo se tratan los datos personales incluidos en una denuncia?
Los datos personales que se proporcionan al sistema de denuncia se almacenan en un servidor del subcontratista de Deloitte Legal, EQS Group A/S (Got Ethics), CVR n.º 33 05 74 31, Bag Elefanterne 3, 1799 Copenhague V, que ofrece la solución técnica.
La recopilación, el procesamiento y la posible divulgación de datos personales proporcionados en relación con el sistema de denuncia están sujetos a las normas de protección de datos vigentes y al artículo 22 de la ley de protección de informantes.
La denuncia generalmente implica el tratamiento de datos personales del denunciante (a menos que se realice de forma anónima), de la persona denunciada y, en algunos casos, de otras personas mencionadas.
Consulte también la política de privacidad para el sistema de denuncia.
Registro
La denuncia se registra de forma anónima en el sistema. Lo único que se registra es la denuncia en sí. No se registra la dirección IP ni el ID del dispositivo desde el que se realiza la denuncia.
Seguridad informática
El sistema de denuncia está alojado por EQS Group A/S, que es una entidad independiente que garantiza la seguridad y el anonimato del sistema.
EQS Group A/S ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar que los datos personales sean destruidos, perdidos o deteriorados de forma accidental o ilegal, y para prevenir su acceso o uso no autorizado. El manejo de la información personal está sujeto a controles estrictos y procedimientos que cumplen con las mejores prácticas del sector.
Toda transmisión y almacenamiento de datos se realiza de forma cifrada. No se envía ninguna información no cifrada a través de internet abierto.
Anonimato
Como se mencionó, el sistema no registra direcciones IP ni ID de dispositivos, y tampoco utiliza cookies.
Si se realiza una denuncia desde un ordenador en la red de HMF Group A/S, existe el riesgo de que las páginas visitadas queden registradas en el historial del navegador y/o en el registro de HMF Group A/S. Este riesgo puede eliminarse realizando la denuncia desde un ordenador no conectado a la red de HMF Group A/S.
Si carga documentos, tenga en cuenta que estos pueden contener metadatos que comprometan la identidad del denunciante. Por lo tanto, debe asegurarse de eliminar cualquier metadato comprometedor de un documento antes de cargarlo si desea continuar siendo anónimo.
Es opcional decidir si se realiza la denuncia de forma anónima o con información personal. Si un denunciante decide no permanecer anónimo, su identidad será conocida por las personas que gestionan el caso.
Debe tenerse en cuenta que si decide proporcionar información adicional en relación con la denuncia, a partir de la cual pueda ser identificado directa o indirectamente, HMF Group A/S también procesará esta información en la gestión de la denuncia. Esto se aplica incluso si ha optado por permanecer anónimo.
Información sobre el registro de la persona denunciada
HMF Group A/S informará a la persona denunciada sobre el asunto denunciado de acuerdo con las regulaciones de protección de datos aplicables. En cada situación se evaluará específicamente si y cuándo se puede realizar esta notificación, de modo que no afecte la investigación del asunto denunciado ni la recolección de pruebas. La persona denunciada recibirá, entre otras cosas, información sobre:
- la identidad de la persona o grupo responsable de investigar la denuncia
- una descripción de las acusaciones
- quién ha tenido acceso a la denuncia
Por regla general, no se proporciona información sobre quién ha realizado la denuncia, incluso si el denunciante ha optado por revelar su identidad. Sin embargo, cabe destacar que los denunciantes no anónimos pueden ser llamados como testigos en caso de iniciarse un proceso judicial, según lo mencionado anteriormente.
También se hace referencia a la política de privacidad para el sistema de denuncia, la cual gestiona el deber de información conforme al Reglamento General de Protección de Datos en relación con las personas denunciadas y quienes efectúan una denuncia.
Preguntas
Cualquier pregunta sobre el sistema de denuncia se puede dirigir a Recursos Humanos en el correo electrónico hr@hmfcranes.com.